Regler for mediation 2015

Vedtaget af Voldgiftsinstituttets bestyrelse og træder i kraft 1. juni 2015

HENT SOM PDF

Indledende bestemmelser

Organisation

§ 1 Voldgiftsinstituttet (herefter: instituttet) er et non-profit og uafhængigt institut, som udfører administrative opgaver ved løsning af tvister i henhold til ”Regler for mediation” (herefter: reglerne).

Stk. 2. Formanden og næstformanden for instituttets bestyrelse (herefter: bestyrelsen) udgør instituttets formandskab (herefter: formandskabet). Formandskabet varetager de funktioner og træffer de afgørelser, som følger af reglerne. Formandens stemme er afgørende, såfremt stemmerne står lige ved en afgørelse. I tilfælde af, at formanden og/eller næstformanden er inhabil, eller på anden måde er forhindret i at varetage deres funktioner eller træffe afgørelse, erstattes formanden og/eller næstformanden af et andet medlem, henholdsvis to medlemmer, af bestyrelsen.

Stk. 3. Instituttets sekretariat (herefter: sekretariatet) virker under ledelse af en generalsekretær. Sekretariatet varetager de opgaver, som følger af reglerne. Sekretariatet eller generalsekretæren kan endvidere varetage opgaver eller træffe afgørelser efter formandskabets eller bestyrelsens bemyndigelse.

Stk. 4. Formanden, næstformanden, generalsekretæren og medlemmerne af sekretariatet må ikke virke som mediatorer i sager, som er indledt ved instituttet. Medlemmer af bestyrelsen og instituttets repræsentantskab må ikke virke som mediatorer i sager, som er indledt ved instituttet, medmindre dette sker på grundlag af et forslag fra en eller flere parter, eller på grundlag af en anden af parterne aftalt procedure.

Mediationsaftalen

§ 2 Parter, der har aftalt, at deres tvist skal løses ved mediation på grundlag af instituttets regler, skal anses for at have aftalt, at mediationen gennemføres efter de regler, der er gældende på det tidspunkt, hvor mediationen indledes, medmindre andet er aftalt.

Indledning af mediationen

Anmodning om mediation efter parternes aftale

§ 3 Anmodning om mediation indgives til instituttet af en part eller af parterne i forening.

Stk. 2. Anmodningen om mediation skal indeholde:

1. Parternes navne, adresser, telefonnumre, e-mail adresser samt moms- og registreringsnummer (CVR).
2. Oplysninger om parternes eventuelle advokater eller andre rådgivere, herunder adresser, telefonnumre og e-mail adresser.
3. En kort redegørelse for konflikten, herunder så vidt muligt en angivelse af sagens værdi.
4. Eventuelle bemærkninger vedrørende antallet af mediatorer, og om, hvem der foreslås udpeget med angivelse af den eller de pågældendes navne, adresser, telefonnumre og e-mailadresser.

Stk. 3. Dokumenter, der henvises til i anmodningen om mediation, herunder aftalen om mediation skal vedlægges i original eller kopi. Sammen med anmodningen om mediation skal følge kopier af anmodningen og de i anmodningen nævnte dokumenter i et sådan antal, at der udover en kopi til instituttet, kan udleveres kopi til mediator.

Stk. 4. Anmodningen om mediation og de i anmodningen nævnte dokumenter skal samtidig sendes til den eller de øvrige parter i sagen, medmindre anmodningen er indgivet af parterne i fællesskab.

Stk. 5. Hvis anmodningen om mediation ikke er i overensstemmelse med stk. 2 og 3 kan instituttet afslutte sagen, uden præjudice for, at der kan indgives en ny anmodning om mediation om det samme spørgsmål på et senere tidspunkt.

Stk. 6. Med anmodningen om mediation indbetales et registreringsgebyr på DKK 9.700,00. Gebyret refunderes ikke, bortset fra i de i § 4 nævnte tilfælde, hvor sagen afsluttes ved, at der ikke opnås enighed mellem parterne om mediation. Er det i 1. pkt. anførte beløb ikke modtaget senest samtidig med anmodningen om mediation, fastsætter sekretariatet en frist for indbetaling af beløbet. Hvis beløbet ikke er betalt inden fristens udløb, kan sekretariatet afslutte sagen, uden præjudice for, at der kan indgives en ny anmodning om mediation om det samme spørgsmål på et senere tidspunkt.

Stk. 7. Sekretariatet underretter straks parterne om modtagelsen af anmodningen og datoen for anmodningens modtagelse. Instituttet sender samtidig parterne et eksemplar af reglerne. Datoen for instituttets modtagelse af anmodningen skal i alle henseender anses for datoen for indledningen af sagen.

Stk. 8. Har den anden part ikke inden en af sekretariatet fastsat frist skriftligt meddelt sekretariatet, at anmodningen om mediation accepteres i overensstemmelse med reglerne, afslutter sekretariatet sagen, uden præjudice for, at der kan indgives en ny anmodning om mediation om det samme spørgsmål på et senere tidspunkt.

Anmodning om mediation uden at dette er aftalt

§ 4 En part kan anmode om mediation i overensstemmelse med reglerne, selvom der ikke er indgået en aftale herom mellem parterne. En sådan anmodning skal være i overensstemmelse med § 3 med de fornødne tilpasninger.

Stk. 2. Instituttet underretter straks parterne om modtagelsen af anmodningen og vil i øvrigt kunne bistå parterne med generel vejledning og oplysning om processen og de forskellige skridt heri og om reglerne i øvrigt, herunder hvad mediationen koster, hvordan mediator udpeges, om varigheden af processen mv., med henblik på at skabe et klarere grundlag for, at parterne kan indgå aftale om mediation.

Stk. 3. Opnår parterne enighed om mediation i overensstemmelse med reglerne, vil sagen anses for at være indledt på det tidspunkt, hvor sekretariatet modtager meddelelse herom. § 2 finder tilsvarende anvendelse.

Udpegning og godkendelse af mediator

Antallet af mediatorer mv.

§ 5 Parterne kan i fællesskab udpege mediator. Der udpeges kun én mediator, medmindre parterne har aftalt andet. Alle udpegninger skal godkendes af formandskabet.

Stk. 2. Hvis parterne ikke i fælleskab har udpeget en mediator, udpeges mediator af formandskabet, efter at parterne har haft lejlighed til at udtale sig. Instituttet kan, efter forudgående drøftelser med parterne, fremsende en liste med mulige kandidater til parterne med henblik på, at parterne i fællesskab søger at udpege en mediator fra listen.

Stk. 3. Ved udpegningen skal der tages behørigt hensyn til de kvalifikationer som parterne har aftalt, at mediator skal have, til parternes behov for en hurtig behandling, eventuelle geografiske hensyn samt til forhold, som kan sikre udpegning af en uafhængig og upartisk mediator.

Stk. 4. Mediator kan have samme nationalitet og hjemsted i samme land som en af parterne, medmindre en part anmoder om, at mediator skal være af en anden nationalitet og have hjemsted i et andet land end nogen af parterne.

Stk. 5. Før formandskabets godkendelse af udpegningen af mediator, skal mediator underskrive en erklæring om sin uafhængighed og upartiskhed og her oplyse enhver omstændighed, der kan rejse berettiget tvivl om mediators upartiskhed eller uafhængighed. Mediator skal endvidere fremlægge oplysninger om sin arbejds- og uddannelsesmæssige baggrund mv. (CV). Sekretariatet skal forelægge erklæringen for parterne med angivelse af en frist for eventuelle bemærkninger.

Stk. 6. En udpeget mediator skal straks underrette parterne og sekretariatet om ethvert forhold, der skulle have været nævnt i den i stk. 5 nævnte erklæring, såfremt forholdet havde foreligget på daværende tidspunkt.

Stk. 7. Formandskabet træffer afgørelse om, hvorvidt en udpeget mediator må anses for inhabil, eller hvorvidt en godkendt mediator må træde tilbage på grund af inhabilitet.

Udskiftning af mediator

§ 6 Såfremt en mediator efter at være godkendt afgår ved døden, ønsker at fratræde eller mediators hverv tilbagekaldes af formandskabet eller såfremt en udpeget mediator ikke kan godkendes, udpeges en ny mediator efter samme regler, som gjaldt for den, der er fratrådt mv., medmindre formandskabet finder det uhensigtsmæssigt at anvende disse regler under hensyn til den forsinkelse, dette kan medføre.

Sikkerhedsstillelse

Sikkerhedsstillelse ved mediationens indledning mv.

§ 7 Ud over det i § 3, stk. 6, anførte registreringsgebyr skal parterne indbetale et kontant depositum som sikkerhedsstillelse for de udgifter, som mediationen skønnes at ville medføre, herunder men ikke begrænset til mediators honorar mv.

Stk. 2. Sekretariatet fastsætter størrelsen af sikkerhedsstillelsen i henhold til de af bestyrelsen vedtagne takster herfor (bilag 1), som indbetales af parterne inden en af sekretariatet fastsat frist. Der forlanges sædvanligvis samme beløb af begge parter. Indbetaler en part ikke sin andel, må den anden part indbetale hele beløbet, for at mediationen kan indledes.

Stk. 3. Viser udgifterne, som mediationen skønnes at ville medføre, at være større end oprindeligt antaget, kan sekretariatet forlange sikkerhedsstillelsen forhøjet og at beløbet indbetales, inden mediationen fortsætter. Mediator holder sig i kontakt med sekretariatet om udviklingen i sagen med henblik på at sikre, at sikkerhedsstillelsen til enhver tid er tilstrækkelig.

Stk. 4. Indbetales den af instituttet krævede sikkerhedsstillelse ikke inden fristens udløb, kan sekretariatet afslutte sagen, uden præjudice for, at der kan indgives en ny anmodning om mediation om det samme spørgsmål på et senere tidspunkt.

Sagens behandling

Fremsendelse af sagen til mediator

§ 8 Når udpegningen af mediator er godkendt, og den af sekretariatet krævede sikkerhedsstillelse er betalt, sender sekretariatet sagens dokumenter samt en kopi af den foreliggende korrespondance til mediator.

Forberedende møde, grundlæggende principper mv.

§ 9 Mediator indkalder hurtigst muligt parterne til et forberedende møde, hvor det videre forløb af mediationen aftales. Mediator skal straks efter mødet sende et referat til parterne og sekretariatet, hvoraf det på mødet aftalte skal fremgå.

Stk. 2. Tilrettelæggelsen af mediationen sker i overensstemmelse med reglerne. Såfremt et spørgsmål ikke er omtalt i reglerne, afgøres spørgsmålet i overensstemmelse med parternes aftale, eller i mangel af sådan aftale efter mediators bestemmelse.

Stk. 3. Mediator skal sikre, at parterne behandles lige og at hver part har lejlighed til at fremføre sin sag.

Stk. 4. Mediationen skal søges bragt til afslutning snarest muligt og senest 45 dage efter sagen er fremsendt til mediator, jf. § 8.

Afslutning af mediationen

Afslutning af mediationen

§ 10 Mediationen anses for afsluttet, når:

1. parterne meddeler mediator, at de har opnået en løsning på konflikten,
2. mediator meddeler parterne, at mediationen er afsluttet,
3. en part meddeler mediator, at mediationen skal anses for afsluttet, eller
4. der er forløbet 45 dage efter sagen er fremsendt til mediator, jf. § 8, og parterne ikke aftaler andet.

Stk. 2: Mediator bekræfter skriftligt overfor parterne med kopi til sekretariatet, at mediationen er afsluttet.

Forlig som voldgiftskendelse på aftalte vilkår

§ 11 Såfremt parterne indgår forlig og i øvrigt er enige herom, kan instituttet efter anmodning fra parterne nedsætte en voldgiftsret med henblik på, at voldgiftsretten kan stadfæste parternes forlig i form af en endelig voldgiftskendelse på aftalte vilkår, jf. Voldgiftsinstituttets Regler for behandling af voldgiftssager.

Stk. 2. Efter anmodning fra parterne og hvis mediator ikke modsætter sig, kan instituttet udpege mediator som eneste voldgiftsdommer med henblik på, at der afsiges voldgiftskendelse som nævnt i stk. 1.

Omkostninger

Hæftelse, mediators honorar mv.

§ 12 Parterne hæfter solidarisk for alle omkostninger, som har været forbundet med mediationen samt eventuelt afsigelse af voldgiftskendelse i overensstemmelse med § 11, herunder men ikke begrænset til mediators honorar. Medmindre parterne har aftalt andet fordeles omkostningerne efter 1. pkt. med lige store andele til hver af parterne.

Stk. 2. Mediator sender ved mediationens afslutning en opgørelse over omkostningerne ved mediationen til sekretariatet.

Stk. 3. Formandskabet fastsætter mediators honorar på baggrund af et begrundet forslag om honorarets størrelse fra mediator. Honoraret til mediator fastsættes i overensstemmelse med bilag 1. Sekretariatet foretager den endelige opgørelse af de samlede omkostninger ved mediationen.

Stk. 4. Eventuelt overskydende depositum tilbagebetales uden tilskrivning af renter.

Forskellige bestemmelser

Fortrolighed mv.

§ 13 Mediator, parterne og instituttet skal opretholde fortrolighed med hensyn til alle forhold vedrørende mediationen og den konflikt, der har været omfattet af mediationen medmindre andet aftales. Fortroligheden omfatter også et af parterne opnået forlig, medmindre parterne aftaler andet eller offentliggørelse er nødvendig af hensyn til gennemførelsen eller gennemtvingelsen af den af parterne opnåede løsning eller af hensyn til overholdelse af bestemmelser fastsat i lovgivning eller anden offentlig regulering, som en part er underlagt.

Stk. 2. Medmindre parterne aftaler andet, forpligter parterne sig til at afstå fra at anvende, hvad der er kommet frem under mediationen, herunder dokumenter, udtalelser, eventuelle forligsforslag mv., i en senere tvist, der helt eller delvist vedrører mediationen eller den konflikt, der har været omfattet af mediationen. På tilsvarende måde forpligter parterne sig til at afstå fra at indkalde mediator som vidne i en sådan tvist.

Stk. 3. Parterne kan ikke kræve at se mediators noter, optegnelser og lignende. På en parts anmodning skal det i 1. pkt. nævnte materiale destrueres umiddelbart efter afslutning af mediationen.

Ansvarsbegrænsning

§ 14 Hverken mediator, instituttet, medlemmer af instituttets bestyrelse, repræsentantskab, formandskab, sekretariat eller generalsekretæren kan gøres ansvarlig for nogen handling eller undladelse i forbindelse med en anmodning om mediation, mediationens behandling eller resultat eller en voldgiftskendelse efter § 11, medmindre og kun i det omfang at en sådan ansvarsbegrænsning er udelukket ved lov.

Bilag 1 – Honorar til mediator, omkostninger mv.

Indledning

§ 1 Bestyrelsen har fastsat følgende bestemmelser for registreringsgebyr, beregning af administrationsafgiften til instituttet og mediators honorar. Taksterne træder i kraft 1. juni 2015 og finder anvendelse for alle mediationssager indledt på eller efter denne dato, uafhængigt af hvilken udgave af instituttets regler der finder anvendelse.

Registreringsgebyr

§ 2 Registreringsgebyret udgør DKK 9.700,00. I sager, som i det væsentlige ikke løses ved mediation, og hvor der umiddelbart herefter indledes en voldgiftssag ved instituttet, vil det betalte registreringsgebyr blive krediteret registreringsgebyret i voldgiftssagen.

Administrationsafgift

§ 3 Administrationsafgiften til instituttet fastsættes af formandskabet.

Stk. 2: Administrationsafgiften fastsættes til halv takst i forhold til hvad der følger af taksterne for beregning af administrationsafgift til instituttet, jf. § 2 i Bilag 1 til Voldgiftsinstituttets Regler for behandling af voldgiftssager.

Stk. 3: I sager, som i det væsentlige ikke løses ved mediation, og hvor der umiddelbart herefter indledes en voldgiftssag ved instituttet, vil administrationsafgiften blive krediteret administrationsafgiften i voldgiftssagen.

Stk. 4: Kan sagens værdi ikke bestemmes, fastsættes sagens værdi skønsmæssigt af formandskabet.

Stk. 5: Såfremt sagen ikke føres til ende, f.eks. fordi en part ikke accepterer anmodningen om mediation, jf. § 3, stk. 8 og § 4, fastsætter formandskabet en rimelig administrationsafgift under hensyntagen til det arbejde, som instituttet har haft med sagen og omstændighederne i øvrigt.

Mediators honorar og udgifter

§ 4. Medmindre andet aftales af parterne og mediator, fastsættes mediators honorar på baggrund af mediators rimelige tidsforbrug i mediationen. Honoraret skal fastsættes på baggrund af en timepris fastsat af formandskabet i forbindelse med godkendelsen af mediator.

Stk. 2: Hvis parterne og mediator er enige herom, kan formandskabet fastsætte mediators honorar som en fast pris. Den faste pris skal være rimelig og fastsættes på baggrund af sagens kompleksitet, om mediator har været med til at gennemføre sagen på en hurtig og omkostningsbevidst måde, den anvendte tid og andre relevante omstændigheder. Såfremt sagen ikke føres til ende som oprindelig forudsat, fastsætter formandskabet et rimeligt honorar under hensyntagen til det arbejde, som mediator har haft med sagen og omstændighederne i øvrigt.

Stk. 3: Mediators rimelige udgifter, som er relateret til sagen, fastsættes af formandskabet.

Stk. 4: Separate honoraraftaler mellem parterne og mediator er i strid med reglerne.

Stk. 5: Det fastsatte honorar inkluderer ikke eventuel moms eller andre skatter eller afgifter mv., der måtte være gældende for honoraret. Parterne er ansvarlige for at betale sådanne skatter eller afgifter, idet eventuel refusion heraf udelukkende er et anliggende mellem mediator og parterne.