Persondatapolitik for Voldgiftsinstituttet

CVR nr. 13542937

1. Formål

Formålet med denne side er at dokumentere, at Voldgiftsinstituttet overholder kravene til behandling af personoplysninger.

Voldgiftsinstituttet behandler i fornødent omfang personoplysninger og benytter primært branche it-løsninger til behandlingen.

I det følgende dokumenteres persondatabehandlingen samt de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er etableret i forbindelse med behandlingen.

Voldgiftsinstituttet ønsker at sikre, at de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningen overholdes, og at instituttet kun behandler personoplysninger, såfremt der foreligger samtykke fra den registrerede eller at indsamling mv. på anden måde er hjemlet i lovgivningen mv.

2. Databeskyttelsesrådgiver

Voldgiftsinstituttets behandling af persondata udføres som støttefunktion til kerneaktiviteterne, som ifølge instituttets vedtægt er at virke for voldgift mv. efter de af bestyrelsen vedtagne regler herom, og udgør samlet set et relativt begrænset omfang.

Set i forhold til de risici, der er forbundet med behandlingen, følsomheden, samt mængden af personoplysninger, der behandles, vurderes, at Voldgiftsinstituttet ikke har behov for at have en databeskyttelsesrådgiver tilknyttet.

3. Kontaktoplysninger på den persondataansvarlige

Generalsekretær Steffen Pihlblad
Voldgiftsinstituttet
Midtermolen 1, 5. sal
2100 København Ø

[email protected]

Tlf.nr.: 70 26 50 13 eller 21 63 66 98

4. Procedurer i forbindelse med henvendelser fra registrerede

De registreredes vigtigste rettigheder efter databeskyttelsesforordningen er:

• Retten til at modtage oplysning om behandling af deres personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i deres personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få deres personoplysninger slettet.
• Retten til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at flytte deres personoplysninger (dataportabilitet).

Anmodninger vedrørende ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til generalsekretæren.

5. Oversigt over Voldgiftsinstituttets behandlingsaktiviteter

Voldgiftsinstituttet behandler persondata i overensstemmelse med retningslinjerne nedenfor, instituttets forskellige regelsæt, bogføringslovgivningen og øvrig relevant lovgivning.

Det bemærkes, at tvistløsning ved Voldgiftsinstituttet og efter instituttets regelsæt altid beror på en aftale herom mellem parterne.

SAGSBEHANDLING

Sagsbehandlingen angår løsning af kommercielle tvister mellem især virksomheder, men også fysiske personer. Sagsbehandlingen foregår efter Voldgiftsinstituttets forskellige regelsæt, vedtægter og voldgiftsloven.

Kategorier af registrerede

• Voldgiftsdommere
• Sagkyndige/skønsmænd
• Mediatorer
• Parter
• Parternes repræsentanter (advokater)
• Leverandør
• Kunder

Kategorier af personoplysninger
Følsomme personoplysninger, herunder:

• Race
• Etnisk oprindelse
• Politisk, religiøs el. filosofisk overbevisning
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
• Genetiske data
• Biometriske data til brug for entydig identifikation
• Helbredsoplysninger
• Seksuelle forhold eller orientering
• Straffedomme og lovovertrædelser

Almindelige personoplysninger, herunder

• Væsentlig sociale problemer
• Andre rent private forhold
• Økonomi
• Skat
• Gæld
• Sygedage
• Tjenestelige forhold
• Familieforhold
• Bolig
• Bil
• Eksamen
• Ansøgning
• CV
• Ansættelsesdato
• Stilling
• Arbejdsområde
• Arbejdstelefon
• Navn
• Adresse
• Fødselsdato
• Identifikationsoplysninger
• Oplysninger vedrørende aflønning af voldgiftsretter, sagkyndige, mediatorer, eksperter og parternes repræsentanter.
• Sagsbehandling af modtagne oplysninger fra de involverede aktører i mediation- og voldgiftssager samt udpegningsager

Modtagerne af personoplysningerne, herunder parter i eventuelle tredjelande og internationale organisationer

• SKAT
• Banker
• Parterne i sagerne
• Parternes repræsentanter (advokater)
• Voldgiftsdommere
• Sagkyndige/skønsmænd
• Eksperter
• Mediatorer
• Domstole

Voldgiftsinstituttets sager kan omfatte forhold i hele verden afhængig af især parternes og voldgiftsdommernes geografiske oprindelse.

Databehandlere

• IT Relation
• UNIK
• Danske Bank

Tidsfrister for sletning / opbevaring
Oplysninger om parter, parters repræsentanter, voldgiftsdommere, sagkyndige og eksperter gemmes i op til 20 år efter sagernes afslutning. Dette er begrundet i Regler om behandling af voldgiftssager mv., herunder de specifikke regler om fx inhabilitet, arkivering, og statistiske formål.

Voldgiftskendelser opbevares tidsubegrænset i fysisk form (på papir)

Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
Behandling af personoplysninger i forbindelse med sagsbehandlingen sker i overensstemmelse med Voldgiftsinstituttets regler for behandling af sagerne samt lovgivningens bestemmelser om, hvor længe data skal gemmes og hvornår data skal videregives til offentlige myndigheder.

Personoplysninger indsamles i sagsbehandlingssystemet ADVOSYS, som er udviklet af UNIK. Opbevaringen af informationerne sker på en citrix digital platform, som er adgangsbeskyttet og hostet med servere fra IT-Relation. Der henvises til de indgåede dataaftaler med UNIK og IT-Relation

Sagsmateriale med personoplysninger opbevares tillige i fysisk form i op til 10 år i instituttets lokaler.

PERSONALEADMINISTRATION

Ved Voldgiftsinstituttet foregår der en almindelig personaleadministration.

Kategorier af registrerede
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

• Ansatte
• Ansøgere
• Tidligere ansatte
• Pårørende
• Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer
• Udvalgsmedlemmer

Kategorier af personoplysninger
Oplysninger vedrørende ansøgere og ansættelsesforholdet til brug for administration, herunder:

• Stilling og tjenestested, lønforhold, oplysninger af relevans for løn, personalepapirer, uddannelse og sygefravær
• Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
• Helbredsoplysninger
• Strafbare forhold

Modtagerne af personoplysningerne
Offentlige myndigheder, herunder:

• SKAT
• VIRK.dk
• ATP
• Banker
• Pensionskasser
• Lønbureau – Danløn
• Forsikring – Mølholm, Europæiske Rejseforsikring, RSG (Ryan Specialty Group)

Databehandlere

• IT Relation
• UNIK
• Danløn
• Mølholm
• Danske Bank

Tidsfrister for sletning / opbevaring
Oplysninger om tidligere ansatte slettes senest 6 år efter afslutningen af den regnskabsmæssige periode, hvor personalesagen er afsluttet.

Oplysninger om ansøgere slettes senest 1 år efter afslutningen af behandlingen af ansøgningen, såfremt ansøgningen ikke fører til en ansættelse.

Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
Behandling af personoplysninger i forbindelse med HR-arbejde sker efter samtykke samt i overensstemmelse med lovgivningens bestemmelser om, hvor længe data skal gemmes, og hvornår data skal videregives til offentlige myndigheder.

Personoplysningerne opbevares i instituttets sagsbehandlingssystem, som hedder ADVOSYS, samt Danløn. Dataene gemmes på servere via en Citrix-platform som er hostet af IT-Relation. Der henvises til de indgåede dataaftaler med UNIK, IT-Relation og Danløn.

Fysisk materiale opbevares i skabe.

ØVRIGE OMRÅDER

Grundlag for behandling
Voldgiftsinstituttet udfører markedsføringsaktiviteter og udbyder herunder kurser mv. om især voldgift og mediation. Desuden indsamler Voldgiftsinstituttet oplysninger til brug for statistiske formål, som offentliggøres i en årlig rapport.

Kategori af registrerede personer

• Voldgiftsdommere
• Sagkyndige/skønsmænd
• Mediatorer
• Eksperter
• Leverandører
• Parternes repræsentanter (advokater)
• IT-samarbejdspartnere
• Eventbureauer
• Voldgiftsinstitutter over hele verden
• Kunder

Kategorier af personoplysninger

• Identifikationslysninger
• Oplysninger vedrørende aflønning af i forbindelse med kurser/events

Kategorier af modtager

• SKAT
• Banker
• Organisationer i hele verden
• Eventbureauer

Databehandlere

• IT Relation
• UNIK
• Danske Bank

Sletning
Oplysninger gemmes i op til 20 år

Teknisk og organisatoriske
Behandling af personoplysninger til ovennævnte formål sker i Voldgiftsinstituttets sagsbehandlingssystem ADVOSYS og hostes på en Citrix-platform med serverinstallation hos IT-relation. Der henvises til de indgåede dataaftaler med UNIK og IT-relation.

6. Risikovurdering og anmeldelse til Datatilsynet

Som udgangspunkt skal alle brud på persondatasikkerheden anmeldes til Datatilsynet, dog ikke hvis det vurderes, at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for de registreredes rettigheder.

En risiko for fysiske personers rettigheder omfatter bl.a. diskrimination, identitetstyveri eller -svindel, økonomisk tab, skade på omdømme, tab af fortrolighed af data underlagt tavshedspligt eller enhver anden væsentlig økonomisk eller social ulempe for den registrerede.

Voldgiftsinstituttet udfører løbende risikovurderinger ved behandling af personoplysninger, herunder en vurdering af faktorerne fortrolighed, integritet og tilgængelighed.

Revisionshistorik

Nærværende Persondatapolitik er udarbejdet til godkendelse på bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 30. maj 2018.