Regler om tvistløsningspaneler

Regler om tvistløsningspaneler ved Voldgiftsinstituttet

Vedtaget af Voldgiftsinstituttets bestyrelse og træder i kraft 26. maj 2014

§ 1

Disse regler (herefter: Reglerne) gælder, når dette er aftalt mellem parterne. Reglerne indebærer, at Voldgiftsinstituttet (herefter: instituttet) nedsætter et tvistløsningspanel (herefter: panelet), som består af et eller flere medlemmer, og som har til opgave at bistå parterne med at løse tvister, som løbende kan opstå imellem parterne under opfyldelsen af en kontrakt.

Stk. 2. Medmindre parterne har aftalt andet, kan tvistløsningspanelet, jf. §§ 14-19, fremkomme med:

1. ikke bindende tilkendegivelser, og/eller
2. afgørelser, som er bindende, og hvor parterne anses for at have givet afkald på retten til enhver form for prøvelse, såfremt et sådant afkald lovligt kan gives, medmindre en part fremsætter skriftlig indsigelse over for den anden part inden 14 kalenderdage, regnet fra datoen for afgørelsen.

Stk. 3. Panelet kan endvidere yde parterne uformel bistand med at løse en tvist, jf. § 13.

Stk. 4. Panelets kompetence ophører, når parterne er enige herom.

§ 2

Instituttet er et non-profit og uafhængigt institut, som udfører administrative opgaver ved løsning af tvister i henhold til Reglerne.

Stk. 2. Formanden og næstformanden for instituttets bestyrelse (herefter: bestyrelsen) udgør instituttets formandskab (herefter: formandskabet). Formandskabet varetager de funktioner og træffer de afgørelser, som følger af Reglerne. Formandens stemme er afgørende, såfremt stemmerne står lige ved en afgørelse. I tilfælde af, at formanden og/eller næstformanden er inhabil, eller på anden måde er forhindret i at varetage deres funktioner eller træffe afgørelse, erstattes formanden og/eller næstformanden af et andet medlem, henholdsvis to medlemmer, af bestyrelsen.

Stk. 3. Instituttets sekretariat (herefter: sekretariatet) virker under ledelse af en generalsekretær. Sekretariatet varetager de opgaver, som følger af Reglerne. Sekretariatet eller generalsekretæren kan endvidere varetage opgaver eller træffe afgørelser efter formandskabet eller bestyrelsens bemyndigelse.

§ 3

En part, der ønsker nedsat et panel i henhold til Reglerne, skal indgive en anmodning herom til instituttet.

Stk. 2. Anmodningen skal som minimum indeholde følgende oplysninger:

1. Parternes navne, adresser, telefonnumre, e-mail adresser samt moms- og registreringsnummer (CVR).
2. Navne, adresser, telefonnumre og e-mail adresser på parternes eventuelle advokater.
3. En beskrivelse af det kontrakts­forhold, hvoraf ønsket om at få nedsat et panel udspringer.
4. Eventuelle bemærkninger om antallet af medlemmer i panelet, og om hvem parterne ønsker udpeget som medlemmer, med angivelse af den/de pågældendes navn, adresse, telefonnummer og e-mail adresse, eller hvilke faglige kvalifikationer sådanne medlemmer skal besidde.

Stk. 3. Dokumenter, der henvises til i anmodningen, herunder aftalen om at anvende Reglerne, skal vedlægges i original eller kopi.

Stk. 4. Anmodningen og eventuelle bilag skal ledsages af kopier heraf i et sådant antal, at en kopi kan udleveres til medlemmerne af panelet og hver af de øvrige parter.

§ 4

Sammen med anmodningen skal der indbetales et registreringsgebyr på DKK 9.700 eller det tilsvarende beløb i euro (EUR) til instituttet. Registreringsgebyret refunderes ikke.

Stk. 2. Er registreringsgebyret ikke modtaget senest samtidig med anmodningen, fastsætter sekretariatet en frist for indbetaling af gebyret. Hvis gebyret ikke er betalt inden fristens udløb, kan sekretariatet afslutte sagen, uden præjudice for at en part kan indgive en ny anmodning af samme indhold på et senere tidspunkt.

§ 5

Udover det i § 4 anførte registreringsgebyr, skal parterne inden en af sekretariatet fastsat frist indbetale et kontant depositum som sikkerhed for:

1. de indledende udgifter, som skønnes at være forbundet med nedsættelsen af panelet, herunder betaling af et honorar til medlemmerne af panelet for at sætte sig ind i parternes kontraktsgrundlag og de relevante omstændigheder i øvrigt, herunder ved eventuel besigtigelse mv.,
2. udgifterne ved afholdelsen af det i § 12 nævnte indledende møde, og
3. instituttets administrationsafgift ved behandling af sagen, jf. § 22, stk.3.

Stk. 2. Sekretariatet fastsætter størrelsen af sikkerhedsstillelsen. Der forlanges sædvanligvis samme beløb af begge parter, medmindre parterne aftaler andet, eller sekretariatet bestemmer andet. Indbetaler en part ikke sin andel, må den anden part indbetale hele beløbet, for at panelet kan nedsættes.

Stk. 3. Indbetales den af sekretariatet opkrævede sikkerhed ikke inden fristens udløb, kan sekretariatet afslutte sagen, uden præjudice for at der kan indgives en ny anmodning om at nedsætte et panel på et senere tidspunkt.

§ 6

Såfremt parterne ikke har aftalt andet, skal panelet bestå af tre medlemmer.

Stk. 2. Alle medlemmer af panelet skal være tilgængelige, upartiske og uafhængige. Formanden for panelet skal være jurist, medmindre parterne aftaler andet.

Stk. 3. Før godkendelse af et medlem af panelet, skal medlemmet underskrive en erklæring om accept, upartiskhed og uafhængighed. Den pågældende skal samtidig skriftligt oplyse om ethvert forhold, der kan give anledning til berettiget tvivl om vedkommendes tilgængelighed, upartiskhed eller uafhængighed. Den pågældende skal endvidere fremlægge oplysninger om sin arbejds- og uddannelsesmæssige baggrund mv. (CV). Sekretariatet fore­læg­ger erklæringen om accept og om uafhængighed og upartiskhed samt CV for parterne med en frist for eventuelle bemærkninger.

Stk. 4. Medlemmer af panelet skal under behandling af sagen straks skriftligt oplyse parterne og sekretariatet om forhold, der skulle have været oplyst, jf. stk. 3, såfremt de forelå dengang.

Stk. 5. Et medlem af panelet kan ikke udpeges som voldgiftsdommer i en eventuel fremtidig voldgiftssag vedrørende sagen, medmindre parterne aftaler andet.

§ 7

Alle udpegninger af medlemmer af panelet skal godkendes af formandskabet.

Stk. 2 Hver part kan udpege et medlem. Det tredje medlem, som skal være formand for panelet, kan inden en af sekretariatet fastsat frist, udpeges af parterne i fællesskab.

Stk. 3. Formandskabet kan af de i § 8, stk. 1, anførte grunde nægte at godkende et udpeget medlem. I så fald kan parten/parterne udpege et andet medlem inden udløb af en af sekretariatet fastsat frist.

Stk. 4. Er der to eller flere parter med i det væsentlige sammenfaldende interesse, skal disse parter optræde samlet i forbindelse med udpegningen af et medlem.

Stk. 5. Formanden for panelet kan have samme nationalitet og hjemsted i samme land som en af parterne, medmindre en part anmoder om, at formanden skal være af en anden nationalitet og have hjemsted i et andet land end nogen af parterne.

Stk. 6. Har parterne aftalt, at medlemmet/medlemmerne skal udpeges af instituttet, eller hvis en part ikke inden den fastsatte frist har udpeget et medlem, eller hvis parterne ikke i fællesskab har udpeget et medlem, eller hvis medlemmet ikke er udpeget i overensstemmelse med stk. 4 eller 5, udpeger formandskabet det eller de manglende medlemmer af panelet.

§ 8

En part kan kun gøre indsigelse mod et medlem af panelet, hvis parten finder, at der foreligger forhold, som giver anledning til berettiget tvivl om den pågældendes upartiskhed eller uafhængighed, eller hvis parten finder, at den pågældende ikke har de kvalifikationer, som parterne har aftalt. Indsigelsen skal indgives skriftligt til sekretariatet straks efter, at parten blev bekendt med udpegningen af medlemmet og de forhold, som indsigelsen bygger på.

Stk. 2. Medmindre medlemmet trækker sig eller parterne er enige om, at medlemmet ikke skal godkendens eller at medlemmets hverv skal ophøre, træffer formandskabet afgørelse om indsigelsen.

§ 9

Såfremt et medlem af panelet fratræder, afgår ved døden, eller såfremt medlemmet af andre grunde udskiftes, udpeges et andet medlem efter de regler, som gjaldt for den, der er fratrådt mv.

Stk. 2. Såfremt sagen ikke fremmes behørigt, eller hvis de øvrige pligter, som påhviler et medlem af panelet, ikke overholdes, kan en part anmode formandskabet om at tage stilling til, hvorvidt medlemmet skal udskiftes. Uanset, at der ikke er indgivet en sådan anmodning, kan formandskabet beslutte at udskifte medlemmet af de i 1. pkt. nævnte grunde.

§ 10

Når den i § 5 nævnte sikkerhedsstillelse er indbetalt og medlemmerne af panelet er godkendt, fremsender sekretariatet akterne i sagen til medlemmerne af panelet. Al korrespondance skal herefter foregå direkte mellem panelet og parterne med kopi til sekretariatet, som gennem kopierne følger udviklingen for om fornødent at bistå panelet og parterne med at sikre, at sagen fremmes behørigt.

§ 11

Panelet skal være fair og upartisk, og sikre at parterne behandles lige og at hver part har rimelig lejlighed til at fremføre sin sag.

Stk. 2. Behandlingen af sagen sker i overensstemmelse med Reglerne. Såfremt et spørgsmål ikke er omtalt i Reglerne, afgøres spørgsmålet efter de regler, parterne i øvrigt har aftalt, eller i mangel af sådanne aftaler efter de regler, panelet måtte bestemme.

Stk. 3. Alle indlæg, dokumenter, sagkyndige erklæringer, som en part indgiver til panelet, skal sendes til den anden part og sekretariatet i kopi. Sagkyndige erklæringer og bevisdokumenter, som panelet har modtaget direkte fra tredjemand, skal også meddeles parterne.

Stk. 4. Efter anmodning fra en part, kan panelet træffe beslutninger vedrørende fortroligheden af sagens behandling eller andre forhold i forbindelse med sagen og anordne foranstaltninger med henblik på at beskytte forretningshemmeligheder og fortrolige oplysninger.

§ 12

Panelet indkalder hurtigst muligt, efter at panelet er nedsat, parterne til et indledende møde. Mødet kan afholdes ved brug af telekommunikation. På mødet tilrettelægges det videre forløb, ligesom panelet i indkaldelsen skal angive, hvilke øvrige spørgsmål der særligt skal drøftes på mødet, så som:

1. en præsentation af parternes kontrakt og status for opfyldelsen heraf,
2. proceduren og frekvensen for parternes løbende orienteringer til panelet om kontraktens opfyldelse, eventuelle tvister, der udspringer heraf mv.,
3. behovet for og i givet fald berammelse af tid og sted for løbende møder og besigtigelser,
4. eventulle fremgangsmåder ved panelets løsning af tvister gennem uformel bistand, jf. § 1, stk. 3, jf. § 13,
5. frister for eventuel udveksling af skriftlige indlæg i anledning af tvist, jf. §§ 15 og 16, samt eventuelle øvrige forhold vedrørende behandlingen af tvister efter §§ 14-19, og
6. et budget for omkostningerne, som er forbundet med panelets arbejde, herunder blandt andet fastlæggelse af principperne for honorering af medlemmerne af panelet i forbindelse med det i §§ 13-19 nævnte arbejde og om udbetalingen heraf, samt om parterne skal stille sikkerhed herfor og i givet fald hvordan.

Stk. 2. Parterne skal efterkomme anmodninger fra panelet og kan i fællesskab eller hver for sig fremlægge oplysninger på den aftalte måde, sådan at panelet sættes i stand til at følge opfyldelsen af kontrakten.

§ 13

Panelet kan på ethvert tidspunkt under møder, besigtigelser mv. yde parterne uformel bistand med at løse en tvist, hvis en part anmoder om det. Panelets udtalelser mv. i forbindelse med sådan uformel bistand er ikke bindende for parterne, og panelet er heller ikke bundet heraf, hvis tvisten efterfølgende skal afgøres efter reglerne i §§ 14-19.

§ 14

En part, der ønsker bistand til at få en tvist afgjort af panelet på den i § 1, stk. 2, anførte måde, skal indgive en skriftlig anmodning herom til panelet med kopi til den anden part og sekretariatet.

Stk. 2. Anmodningen skal som minimum indeholde:

1. en kort, præcis og neutral redegørelse for tvisten,
2. den pågældende parts syn herpå, herunder de spørgsmål som panelet skal tage stilling til,
3. en angivelse af, hvad den pågældende part ønsker, at panelets afgørelse skal være, herunder om der ønskes en ikke bindende tilkendegivelse eller en bindende afgørelse, jf. § 1, stk. 2, litra a) og b) og
4. en angivelse af de dokumenter, erklæringer samt andre beviser, som den pågældende part påberåber sig.

§ 15

Den anden part kan indgive et svar inden en af panelet fastsat frist.

§ 16

Panelet kan anmode parterne om at indgive yderligere skriftlige indlæg eller fremlægge yderligere dokumenter.

Stk. 2. Panelet kan efter høring af parterne indhente yderligere oplysninger eller foretage yderligere undersøgelser, besigtigelser mv.

Stk. 3. Medmindre parterne har aftalt andet, afgøres tvisten efter afholdelse af en mundtlig forhandling, som panelet indkalder til, og som skal finde sted hurtigst muligt efter, at panelet har modtaget et eventuelt svar, jf. § 15. Medmindre parterne har aftalt andet, afholdes den mundtlige forhandling på det sted, som panelet efter en samlet vurdering finder mest hensigtsmæssigt.

Stk. 4. Udebliver en part uden rimelig grund fra et møde, herunder en mundtlig forhandling, eller undlader en part uden rimelig grund at fremlægge dokumenter, kan panelet fortsætte behandlingen af sagen og træffe afgørelse på det foreliggende grundlag. Det samme gælder, hvis en part uden rimelig grund undlader at indgive et rettidigt svar, jf. § 15.

Stk. 5. Medmindre parterne har aftalt andet, afholdes møder, herunder mundtlig forhandling for lukkede døre.

Stk. 6. Panelet udarbejder referat over de afholdte møder med angivelse af tid og sted for mødet, de i mødet deltagende personer samt de på mødet trufne beslutninger. Referatet sendes til parterne og sekretariatet.

§ 17

Panelet afgør tvister i overensstemmelse med de retsregler, som parterne har valgt til afgørelse af de rejste spørgsmål. Har parterne ikke valgt de retsregler, som de rejste spørgsmål skal afgøres efter, anvender panelet de retsregler, som det, efter høring af parterne, finder hensigtsmæssige.

Stk. 2. Panelet afgør i alle tilfælde de rejste spørgsmål i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser og tager hensyn til sædvaner i den branche, som retsforholdet er underlagt.

§ 18

Panelets afgørelse skal i videst mulige omfang foreligge i umiddelbar tilknytning til, at parterne har haft lejlighed til at fremføre deres synspunkter, eventuelt under en mundtlig forhandling. Hvis afgørelsen ikke foreligger inden 7 kalenderdage herefter, skal panelet meddele parterne og sekretariatet, hvornår afgørelsen forventes at foreligge.

Stk. 2. Afgørelsen skal dateres og som minimum være underskrevet af panelets formand, ligesom afgørelsen skal angive de grunde, som den bygger på, medmindre parterne har aftalt, at den ikke skal begrundes. Medmindre parterne har aftalt andet, skal afgørelsen endvidere indeholde:

1. En sagsfremstilling, herunder parternes påstande og i fornødent omfang en gengivelse af parts- og vidneforklaringer.
2. Oplysninger om, hvem der har givet møde under en eventuel mundtlig forhandling, relevante besigtigelser mv., herunder hvorvidt en part uden rimelig grund er udeblevet eller vist sig uvillig til at medvirke til sagens oplysning.
3. En beskrivelse af de relevante bestemmelser i parternes kontrakt.
4. En beskrivelse af sagens forløb.
5. En oversigt over, hvilke dokumenter der er indgået i denne del af sagen.
6. En fordeling af omkostningerne til medlemmerne af panelet på anden måde end, hvad der fremgår af § 21, hvis dette i særlige tilfælde findes rimeligt.

Stk. 3. I tilfælde, hvor panelet består af mere end et medlem træffer panelet afgørelse ved et flertal af medlemmerne. Formandens stemme er afgørende, såfremt stemmerne står lige. Et medlem, der er i mindretal med hensyn til begrundelsen og/eller resultatet, har ret til at få sit votum medtaget i afgørelsen.

§ 19

En part kan inden 14 kalenderdage efter modtagelsen af afgørelsen anmode panelet om at:

1. rette en afgørelse, der på grund af en skrive- eller regnefejl, en trykfejl eller anden lignende fejl har fået et indhold, som ikke er i overensstemmelse med panelets mening,
2. fortolke afgørelsen eller
3. fremkomme med en tillægsafgørelse om forhold, som ved en fejl ikke er medtaget i afgørelsen.

Stk. 2. Anmodningen om rettelse eller fortolkning af en afgørelse eller om tillægsafgørelse skal sendes til panelet og den anden part med kopi til sekretariatet. Panelet træffer afgørelse herom, efter at have anmodet den anden part om bemærkninger.

Stk. 3. Panelet kan inden 14 kalenderdage efter datoen for afgørelsen på eget initiativ rette afgørelsen, jf. stk. 1, litra a), efter at have anmodet parterne om bemærkninger.

Stk. 4. Panelet kan i særlige tilfælde forlænge fristerne nævnt i stk. 1 og 3.

Stk. 5. Bestemmelsen i § 18 finder også anvendelse på afgørelser om at rette eller fortolke afgørelser samt på tillægsafgørelser.

§ 20

Panelets afgørelser og tilkendegivelser efter § 1, stk. 2 og 3 kan ikke fremlægges i en eventuel senere rets- eller voldgiftssag, medmindre parterne aftaler andet eller medmindre der er tale om afgørelser efter § 1, stk. 2, litra b), som er bindende.

§ 21

Medmindre parterne har aftalt andet eller panelet har bestemt andet efter § 18, stk. 2, litra f), bærer parterne ligeligt omkostningerne til medlemmerne af panelet, herunder disses honorar og omkostninger, som er relateret til sagen, samt til instituttet, herunder registreringsgebyret, en administrationsafgift og omkostninger, som er relateret til sagen.

Stk. 2. Parterne hæfter solidarisk for de samlede omkostninger. En part, der herved muligt kommer til at betale for en anden part, har regres hos denne.

§ 22

Honorarer til medlemmerne af panelet kan udbetales løbende, f.eks. på månedsbasis i takt med, at arbejdet er udført, medmindre andet er aftalt, jf. § 12, stk. 1, litra f). Alle udbetalinger skal forudgående godkendes af formandskabet på baggrund af et begrundet oplæg om honorarets størrelse og fordeling blandt panelets medlemmer fra panelets formand. Formandskabet kan fastsætte honoraret til et mindre beløb, end det, som følger af oplægget, hvis honoraret er fastsat i strid med de honoreringsprincipper, som er aftalt mellem panelet og parterne, jf. § 12, stk. 1, litra f) eller hvis honoraret efter formandskabets opfattelse i øvrigt findes urimeligt.

Stk. 2. De fastsatte honorarer inkluderer ikke eventuel moms eller andre skatter eller afgifter mv., der måtte være gældende for honoraret, medmindre dette udtrykkeligt er angivet. Parterne er ansvarlige for at betale sådanne skatter eller afgifter, idet eventuel refusion heraf udelukkende er et anliggende mellem det enkelte medlem af panelet og parterne.

Stk. 3: Instituttets administrationsafgift fastsættes af formandskabet. Administrationsafgiften, som skal være rimelig og afspejle det arbejde, som instituttet har haft med sagen og omstændighederne i øvrigt, fastsættes med udgangspunkt i de takster for beregning af instituttets administrationsafgift, som findes i bilag 1 i Regler for behandling af voldgiftssager.

§ 23

Alle meddelelser fra instituttet, panelet eller parterne i mellem anses for gyldigt modtaget af en part, når de er sendt med anbefalet brev, e-mail eller på anden måde, som dokumenterer afsendelsen til en parts adresse eller sidst kendte adresse, eller beviseligt er kommet frem til parten.

§ 24

Panelets medlemmer, medlemmer af bestyrelsen eller repræsentantskabet, formandskabet, sekretariatet og generalsekretæren skal opretholde fortrolighed med hensyn til alle forhold vedrørende sagen. Uanset 1. pkt., kan formandskabets afgørelser efter § 8, stk. 2, offentliggøres i anonymiseret form.

Stk. 2. Hverken panelets medlemmer, personer udpeget af panelet, medlemmer af instituttets bestyrelse, repræsentantskab, formandskab, sekretariat eller generalsekretæren kan af en part begæres ført som vidner i forbindelse med en rets- eller voldgiftssag om tvisten, medmindre parterne aftaler andet.

§ 25

Hverken panelets medlemmer, personer udpeget af panelet, instituttet, medlemmer af instituttets bestyrelse, repræsentantskab, formandskab, sekretariat eller generalsekretæren kan gøres ansvarlig for nogen handling eller undladelse i forbindelse med indledningen af en sag, sagens behandling eller panelets afgørelser, medmindre og kun i det omfang at en sådan ansvarsbegrænsning er udelukket ved lov.